Paratoi ar gyfer Arddangosfeydd

Rhestr Wirio Paratoi ar gyfer Arddangosfeydd

Mae arddangosfeydd a digwyddiadau Masnach a/ neu Defnyddwyr yn cynnig cyfle gwych i hyrwyddo eich cynnyrch a chynyddu gwerthiant. Fodd bynnag, gan fod cymaint o ddigwyddiadau'n cael eu cynnal y dyddiau hyn – mae'n hanfodol eich bod chi'n cynllunio eich calendr arddangosfeydd/ digwyddiadau yn ofalus, ac yn cynllunio'n effeithiol er mwyn gwneud y mwyaf o'ch presenoldeb.

Dyma restr wirio i'ch cynorthwyo chi i gyflawni'r canlynol:

  • Ffocysu ar eich amcanion – pam arddangos?

  • Dewis y digwyddiad cywir

  • Cynllunio effeithiol ar gyfer y digwyddiad

  • Perfformio'n dda yn y digwyddiad

  • Sicrhau dilyniant llwyddiannus.

Cyn Yr Arddangosfa

Er mwyn eich cynorthwyo i adnabod y sioe fasnach gywir a gloywi eich amcanion – ystyriwch y canlynol:

Beth ydych chi'n obeithio ei gyflawni drwy ymweld â sioe fasnach?

  • Codi ymwybyddiaeth o ystod y cynnyrch cyfredol?

  • Codi ymwybyddiaeth o gynnyrch newydd?

  • Cynyddu dosbarthiad h.y. dod o hyd i ddosbarthwyr newydd?

  • Er mwyn gwerthu cynnyrch?

  • Er mwyn ymchwilio i'r farchnad?

  • Ydych chi'n gobeithio cynyddu ymwybyddiaeth prynwyr neu ymwybyddiaeth fasnachol?

  • Ydych chi'n gobeithio cynyddu gwerthiant mewn maes penodol e.e. mân-werthu archfarchnad/ mân-werthu cyfleustra / Bariau a Chlybiau / Tai Bwyta a Gwestai / Y Sector Lletygarwch?

Unwaith rydych chi wedi dethol eich arddangosfa e.e. Speciality Fine Food Show neu IFE, dylech greu calendr arddangosfa i'ch helpu chi i baratoi. Mae awgrym o galendr wedi ei amlinellu isod:

8 – 12 Mis cyn yr Arddangosfa

Creu Cyllideb

Er mwyn osgoi unrhyw sioc gas, lluniwch restr o bob cost y gallwch chi ei ragweld sy'n gysylltiedig â'r arddangosfa. Dylai'r rhestr gynnwys y canlynol:

  • Gwagle Stondin fesul Medr Sgwâr

  • Cost llogi/ prynu eitemau ar gyfer y stondin e.e. shell scheme, paneli arddangos, cownter, stand pop-up, bwrdd coffi a chadeiriau, sgrîn plasma, planhigion, oergelloedd wedi eu brandio, silffoedd a lle storio ychwanegol. Efallai y byddwch am gyflogi cwmni cynllunio arddangosfa i greu cit stondin ar eich cyfer chi – wedi ei ddylunio a'i frandio i gwrdd â'ch manylion chi.

  • Costau cysylltiedig â'r stondin e.e. plymio, trydan, oergelloedd, goleuo, gwaredu gwastraff.

  • Cludo Eitemau i'r arddangosfa

  • Cludiant, Llety a Chynhaliaeth - Staff

  • Yswiriant

  • Cost llogi staff samplo

  • Stoc a deunydd Ger y Til (Point of Sale) ar gyfer yr arddangosfa – os ydych chi'n rhoi stoc i ffwrdd am ddim – cyfrifwch y gwerth.

  • Cost pâr o esgidiau cyfforddus

Sicrhau Gofod Stondin

Gorau po gyntaf ydych chi'n bwcio gofod eich stondin, gan y bydd gennych well cyfle o gael lleoliad da. Dylech chi edrych am y gofod canlynol:

  • Gofod ger prif mynedfa

  • Gofod ar brif aisle

  • Gofod gyda thair ochr agored

  • Gofod ger grisiau neu risiau symudol

  • NID ger cystadleuydd

Unwaith mae'r gofod stondin wedi ei fwcio, dechreuwch feddwl am sut fydd y gofod yn cael ei ddylunio a'i gynllunio e.e. fydd angen i chi brynu eitemau newydd megis stand pop-up, paneli graffeg? Gwnewch y mwyaf o'r gofod sydd wedi ei glustnodi i chi!

Unwaith rydych chi wedi bwcio eich gofod stondin, mae'n bryd bwcio eich llety – yn ddelfrydol yn agos i'r ganolfan arddangos!

6 Mis cyn yr Arddangosfa

  • Cynlluniwch pwy fydd yn mynychu – staff allweddol / staff gwerthu i roi'r dyddiad yn eu dyddiaduron!

  • Ymchwiliwch gyfleon hyrwyddo yn y sioe e.e. dangos/ gwobrau cynnyrch newydd?

  • Cyfleon i noddi rhan o'r sioe e.e. Cegin y Chef?

3 Mis cyn yr Arddangosfa

Trefnwch Gyhoeddusrwydd!

Mae trefnwyr arddangosfa yn aml yn danfon allan rhestr o gysylltiadau o'r cyfryngau fydd naill ai yn mynychu neu'n sôn am y sioe. Gallwch naill ai ddefnyddio hwn neu greu eich rhestr eich hun!

Linc i ‘Adran Cysylltiadau Cyhoeddus' yn Adran Cysylltiadau gwefan Gwir Farchnata

Anfonwch allan ddatganiad i'r wasg bachog a delweddau o ansawdd da (a sampl o'r cynnyrch os yw'n briodol) i'ch cronfa ddata cwsmeriaid ac i'r cyfryngau masnach a phrynwyr allweddol er mwyn datgan y byddwch yn arddangos. Cofiwch cynnwys rhif eich stand a'i leoliad a gwahoddwch nhw i ddod a chael goody bag sy'n cynnwys samplau rhad ac am ddim o'r ystod cynnyrch. Cofiwch hefyd gynnwys rhif ffôn (a symudol), ebost a gwefan.

Anfonwch ddatganiad i'r wasg i wefan yr arddangosfa. Fel arfer, mae gan drefnwyr y sioe adran y wasg ar-lein sydd yn galluogi darpar gwsmeriaid a'r cyfryngau i gael mynediad i'r wybodaeth ddiweddaraf am eich cwmni!

Sicrhewch eich bod chi wedi rhoi anghenion technegol e.e. lleoliad socedi a golau, plymwaith, enw'r stondin.

Sut fyddwch chi'n casglu gwybodaeth am ymwelwyr yn y sioe? Mae modd llogi ‘badge scanners' yn y rhan fwyaf o ddigwyddiadau, sydd yn eich galluogi chi i lwytho allbrint electronig i lawr o'ch cysylltiadau ar ddiwedd y dydd. Sicrhewch fod hwn wedi ei logi a'i fod yn barod i'w gasglu y diwrnod cyn y sioe.

Paratowch yr holl wybodaeth a disgrifiadau angenrheidiol ar gyfer llyfryn y sioe. Efallai y byddwch chi'n dewis hysbysebu yn y llyfryn. Cofiwch ddarparu gwaith graffeg mewn da bryd.

Beth fyddwch chi'n ei wisgo ar y stondin? Oes angen i chi archebu dillad wedi eu brandio e.e. hetiau/ ffedogau/ Crysau-T?

2 Fis cyn yr Arddangosfa

Lluniwch restr wirio o'r holl eitemau fydd angen i chi fynd â nhw gyda chi i'r arddangosfa.

Gwnewch drefniadau cludo ar gyfer eitemau mawr.

Dyma enghraifft o restr wirio:

  • Eitemau Mawr

    • Oergell

    • Cownter/ Desg Groeso

    • Bwrdd Coffi a Chadeiriau

    • Eitemau Arddangos e.e. Stand Pop-up

    • Planhigion

  • Adnoddau Casglu Gwybodaeth

    • Llyfr i nodi Ymholiadau

    • Sganiwr Bathodynnau Ymwelwyr

    • Llyfr Casglu Cardiau Busnes

  • Deunydd Hyrwyddo

    • Llenyddiaeth am y Cynnyrch (Pamffledi/ Newyddlenni/ Cardiau Post/ Sticeri/ Manylion)

    • CD hyrwyddo i'w chwarae ar sgrîn plasma/ gliniadur

    • Rhestrau Prisiau

    • Cardiau Busnes

    • Paciau cyfryngau wedi eu paratoi o flaen llaw ar gyfer newyddiadurwyr

    • Deunydd Ger y Til (Point of Sale) e.e. beiros/ cylchau allweddi/ bagiau plastig

    • Eitem i'w ennill mewn cystadleuaeth ar y stondin. (Cwsmeriaid i roi eu manylion mewn blwch am gyfle i ennill).

    • Rhestr Stocwyr/ Dosbarthwyr/ Mân-werthwyr ar gyfer cwsmeriaid newydd – gan ddangos beth sydd ar gael.

  • Adnoddau Samplo & Gwerthu

    • Stoc digonol ar gyfer samplo

    • Cwpanau/ Hambyrddau/ Priciau Coctel / Napcynau

    • Trefniant stoc wrth gefn e.e. oddi wrth ddosbarthwr lleol neu o'r ffatri?

    • Copi o Ganllawiau Paratoi Bwyd

    • Storfa ar gyfer stoc

    • System ar gyfer cymryd arian ar y stondin – mewn sioeau prynwyr.

  • Cyffredinol

    • Bathodynnau ar gyfer pob cynrychiolydd cwmni sydd ar y stondin

    • Padell lwch & Brwsh

    • Sachau bin

    • Padiau ysgrifennu a beiros sbâr

    • Gwn Styffyllu, Styffyllwr, Tyllwr Papur, Selotep Dwyochrog, Ceblau Estyn, Post –its, Siswrn

    • Cit Cymorth Cyntaf – plasteri, hufen antiseptig, rhwymyn, tabledi cur pen, gel coes, chwistrellu traed.

    • Blwch Taclau – morthwyl, sgriwdreifer a phleiars

    • Camera

1 Mis Cyn yr Arddangosfa

  • Ail-anfon datganiadau i'r wasg i gwsmeriaid ac i'r wasg. Lluniwch agenda os oes cyfarfodydd wedi eu trefnu yn ystod y sioe.

  • Os ydych chi'n rhoi lletygarwch i gwsmeriaid yn y sioe – bwciwch dy bwyta (un sydd o bosib yn stocio eich cynnyrch?) a lluniwch restr o bwy fydd yn mynychu – rhai wedi eu cadarnhau ac fel arall.

1 i 2 Wythnos Cyn yr Arddangosfa

Paratowch becyn gwybodaeth terfynol ar gyfer pob aelod staff fydd yn mynychu – i gynnwys y canlynol:

  • Enw'r Arddangosfa

  • Lleoliad

  • Dyddiadau

  • Amserau Agor

  • Trefniadau Llety

  • Trefniadau trafnidiaeth

  • Rhifau ffôn pob aelod staff sy'n mynychu

  • Pas ar gyfer y Sioe

  • Caniatâd Parcio

Cofiwch roi pas mynediad cyn-sioe i'r sawl sy'n cludo eitemau mawr i'r stondin cyn y sioe.

Cynhaliwch sesiwn briffio cyn y sioe. Ewch dros y prif gyfrifoldebau a chynllun gwaith y stondin h.y. samplo, trosglwyddo darpar gwsmeriaid pwysig i'r rheolwyr gwerthu perthnasol ayb. Sicrhewch fod un person yn gyfrifol am ofalu am yr ymholiadau ydych chi wedi eu casglu bob dydd! Peidiwch â gadael rhain ar y stondin ar ddiwedd y diwrnod.

Yn Y Sioe

Chi yw eich cynnyrch! Meddyliwch am bedwar neu bump gair allweddol i ddisgrifio'r cynnyrch e.e. moethus, tanllyd, direidus, blasus, cyffrous – a chyflewch hynny!

Cael ymwelwyr i stopio

  • Y Pethau Gwael

    • Peidiwch â neidio ar ben pobl

    • Peidiwch â hofran

    • Peidiwch â blocio'r hyn rydych chi'n ei arddangos

    • Peidiwch â chlystyru gyda chyd-weithwyr

    • Peidiwch â sefyll ar ymyl y stondin yn plethu'ch breichiau

    • Peidiwch â throi eich cefn ar y brif aisle

  • Y Pethau Da

    • Meddyliwch beth fydd yn gwneud ymwelydd i stopio wrth eich stondin.

    • Gwenwch a byddwch yn gyfeillgar

    • Crewch stondin brysur – rent a crowd!?

    • Trefnwch dynfa neu gystadleuaeth cardiau busnes

  • Llinellau Agoriadol
    Meddyliwch am ac ymarferwch eich sylwadau agoriadol – mae'r rhain yn hollbwysig!
    Osgowch “Alla'i Eich Helpu Chi” a cheisiwch gael sgwrs â'r ymwelydd e.e.

    • Ydych chi'n gyfarwydd â'n cynnyrch ni?

    • Fyddech chi'n hoffi samplo peth o'n cynnyrch ni?

    • Pa fath o fusnes ydych chi ynddo fe?

    • Beth sy'n dod â chi i'r stondin?

O'r sgyrsiau dechreuol gyda'r ymwelydd, dylech anelu at ddarganfod y canlynol:

  • Lefel eu diddordeb

  • Eu busnes nhw

  • Eu swydd o fewn y busnes e.e., prynwr, rheolwr, prif gogydd ayb

Fel arfer, mae ymwelwyr yn rhannu'n 3 chategori

  • A: Diddordeb gwirioneddol

  • B: Gellir eu perswadio

  • C: Dim diddordeb

Cofiwch farcio'ch ymholiadau gydag A, B neu C – bydd hyn yn eich galluogi chi i lunio rhestr o gysylltiadau A allweddol yn dilyn y sioe, ac ymateb yn gyflym.

Cadwch i fonitro lefelau stoc – Peidiwch byth â rhedeg allan!

Wedi'r Sioe

  • Clustnodwch wythnos wedi'r sioe i drafod dilyniant.

  • Trefnwch anfon llythyr diolch a llyfryn i BAWB wnaeth ymholiad. Dylech roi galwad ffôn i bob ymholiad A ac i ymholiadau B dethol. Lluniwch gynllun i sicrhau dilyniant ar y cysylltiadau hyn ymhen pythefnos, 1 mis ayb.

  • Lluniwch adroddiad positif yn crynhoi eich presenoldeb yn y sioe a'i anfon at bob un o'ch prif gwsmeriaid. Broliwch am eich llwyddiant!

  • Adolygwch eich gwariant sioe

  • Dechreuwch gynllunio ar gyfer eich sioe nesaf!